Nền tảng họp không Giấy tờ-Tiện ích nổi bật và hiện đại sắp ra mắt

Quản lý các cuộc họp trực tiếp và trực tuyến dễ dàng, thuận tiện

Theo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc (Tên: I-Cabinet) là hệ thống được xây dựng nhằm hướng tới mục tiêu phòng họp không giấy tờ, cho phép lấy ý kiến, tổ chức và chuẩn bị cho các cuộc họp, điều hành diễn biến cuộc họp một cách tường minh, khoa học. Hệ thống tích hợp với mô hình phòng họp thông minh giúp mang lại nhiều tiện ích thông qua việc điều khiển, vận hành và quản lý phòng họp trở nên dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện.

Thông qua I-Cabinet - công cụ quản lý công việc toàn diện, người dùng có thể tổ chức họp và làm các công việc như chuẩn bị chương trình, nội dung họp, phát giấy mời, nhắc nhở lịch họp và chuẩn bị tài liệu, báo cáo một cách chi tiết và nhanh chóng. Đồng thời nền tảng cung cấp công cụ họp kết hợp Online- Offline, tích hợp nền tảng họp trực tuyến như Viettel Meeting, Zoom, Google Meeting… cho phép họp đa nền tảng.

Với tính năng tích hợp mô hình phòng họp thông minh, I-Cabinet tự động điều khiển nhiệt độ, ánh sáng, âm thanh, định danh đại biểu qua nhận diện khuôn mặt và vị trí ngồi. Nền tảng này cũng hỗ trợ trình chiếu và chia sẻ tài liệu, xử lý các file ghi âm thành văn bản, giúp người dùng dễ dàng quản lý diễn biến họp, đăng ký phát biểu, biểu quyết và góp ý vào các nội dung quan trọng. Đồng thời, I-Cabinet hỗ trợ quản lý các tài liệu cá nhân, xử lý công việc bằng cách lấy ý kiến từ thành viên cuộc họp, tổng hợp các ý kiến góp ý và thực hiện biểu quyết điện tử trên thiết bị di động.

Cuối cùng, tính năng thông báo qua SMS và email cùng khả năng kết nối liên thông với các hệ thống khác như phòng họp thông minh và hệ thống quản lý công việc thông qua API và truy cập trực tiếp dữ liệu, giúp I-Cabinet tạo nên sự liên kết và tích hợp cao độ giữa các nền tảng công nghệ, mang lại hiệu quả và tiện ích tối đa cho người sử dụng.

Nhiều tiện ích tối ưu hóa cuộc họp và quản lý công việc hiệu quả

Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc (I-Cabinet) tích hợp phòng họp thông minh đã đem đến nhiều lợi ích rõ ràng và thiết thực. Việc sử dụng rộng rãi nền tảng I-Cabinet giúp cải thiện chất lượng thông qua những tác vụ tích hợp, song vẫn đảm bảo thông tin và nội dung họp được truyền đạt đến các thành viên tham gia một cách trực diện và tường minh.

Tiện ích chính của nền tảng là đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian chuẩn bị họp, giảm tần suất họp, nâng cao chất lượng cuộc họp bằng cách nghiên cứu trước nội dung và thu thập ý kiến trước phiên họp. Hệ thống cũng thúc đẩy sự minh bạch và công khai thông qua việc thực hiện biểu quyết trực tuyến và đảm bảo rằng các thành viên luôn được cập nhật tài liệu họp nhanh chóng và chính xác nhất.

Mô hình này cho phép người dùng tối ưu việc tổng hợp và lập biên bản sau cuộc họp dễ dàng hơn thông qua các công cụ nhận dạng giọng nói và tổ chức nội dung họp. I-Cabinet hỗ trợ tổng hợp và lưu trữ dữ liệu chúng dưới dạng kỷ yếu, giúp việc quản lý và truy cập thông tin sau cuộc họp trở nên thuận tiện. Cuối cùng, I-Cabinet giúp trao đổi dễ dàng các thông tin giữa các thành viên và các bộ phận chuyên môn trước, trong và sau cuộc họp, tạo nên môi trường làm việc hiệu quả và đáp ứng nhu cầu quản lý công việc một cách linh hoạt và nhanh chóng.

UBND thành phố Hà Nội dự kiến triển khai I-Cabinet tới các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí cho các hoạt động họp. Đồng thời, hệ thống sẽ tiếp tục được phát triển và tích hợp với các nền tảng công nghệ khác như Công chức số và quản trị thực thi, nhằm tạo ra một môi trường làm việc số hiện đại và tiện ích hơn cho người dùng.

Bảo Ngọc